Gernbei Firmengedächtnis

Was es für Sie tut

ChatGPT kennt die Welt. Es kennt nur nicht Ihr Büro.

Eine allgemeine KI weiß, wie man einen Brandschutznachweis grundsätzlich führt, nicht wie Sie ihn führen. Ein Dokumentenmanagement findet die Datei und beantwortet keine Frage.

Die Assistenz schreibt mit. Alles bleibt auffindbar.

Was jemand am Tag mit ihr erledigt, notiert sie nebenher, mit Datum. Jede Datei, die hereinkommt, bekommt eine kurze Beschreibung mit Stichworten. So findet auch der neue Kollege den Vertrag von 2024, ohne zu wissen, wie die Datei hieß.

Antwort mit Quelle

Sie fragen in ganzen Sätzen. Darunter steht, aus welcher Notiz oder welchem Blatt die Antwort stammt, oder dass es keinen Beleg gibt

Selbst nachschlagen

Notizen und Dokumente sehen Sie jederzeit in der Arbeitsfläche, mit Suche. Alles lässt sich als Paket herunterladen

Es weiß, was Sie entschieden haben

Nicht nur das Ergebnis, sondern den Grund. „Warum haben wir das damals so gemacht" ist die Frage, an der jede Ablage scheitert

Eigener Bereich, gemeinsamer Bereich

Jede Person arbeitet in ihrem Bereich, gesperrt für die anderen. Was alle wissen sollen, liegt im gemeinsamen Bereich; wer ihn sieht, legen Sie fest. Ohne Aufpreis

Fertige Schreiben als Datei

Angebot, Protokoll, Bericht, Tabelle: als Word, Excel oder PowerPoint zum Herunterladen, aus dem Vorgang geschrieben. Vor dem Versand prüft die Assistenz Summen und leere Felder

Foto, PDF, Diktat

Über die Büroklammer oder einfach ins Gespräch gezogen kommen Unterlagen herein, über das Mikrofon sprechen Sie statt zu tippen

Zusagen mit Datum

Was wem bis wann versprochen wurde, steht als Zeile im Vorgang

Fragt nach, statt zu erfinden

Fehlt eine Angabe, fragt die Assistenz nach, statt sie zu ergänzen. Zahlen aus Fotos zeigt sie zur Kontrolle. Den nächsten Schritt tippen Sie einfach an

Der Faden reißt nicht

Unterbrechen, am nächsten Tag weiß die Assistenz, wo jeder stand

Morgens liegt der Bericht da

Nachts wird gesichert und geprüft. Am Morgen weiß die Assistenz, was offen ist. Wer aus dem Urlaub kommt, bekommt zuerst einen kurzen Stand

Mehrere Aufträge auf einmal

Bis zu drei Aufträge vormerken, die Assistenz arbeitet sie nacheinander ab

Optimierungen kommen von selbst

Nachts, ohne dass jemand im Büro etwas tut. Eine Karte zeigt, was neu ist

Ein Modell für alles: die Assistenz arbeitet immer mit dem großen Modell von Anthropic, auch bei Planung, Auswertungen und langen Texten.

Mit Microsoft 365

Arbeitet Ihr Büro mit Microsoft 365, arbeitet die Assistenz mit Outlook, Excel und SharePoint.

Jeder nur sein eigenes Postfach. Kein Kollege kommt an ein fremdes, auch der Chef nicht.
Mails finden und beantworten: die Antwort liegt als Entwurf in Outlook, abgeschickt wird von Ihnen.
Termine und Aufgaben lesen und eintragen, wenn jemand darum bittet.
SharePoint und OneDrive durchsuchen: „Wo ist der Vertrag von 2024?“
Listen und Auswertungen im SharePoint pflegen: Zeilen anhängen, Zahlen nachtragen, Diagramme, direkt in der Excel-Datei.
Fertige Dokumente landen dort, wo das Team sie sucht, im richtigen SharePoint-Ordner.

Gelesen und geschrieben wird nur, wenn jemand es sagt, und nur in der Datei, die er nennt. Gelöscht wird nichts. Ihre IT schaltet die Verbindung ein und jederzeit wieder ab; das richte ich mit ihr ein.

Was Sie sonst einkaufen

Dienste, für die sonst eine Rechnung kommt.

Sonst liefert das	Bei der Assistenz im Preis
Social-Media-Agentur, Texter	Beiträge und Profiltexte für LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube und das Google-Unternehmensprofil, aus Ihrer Ablage, mit Hinweis, wenn eine Pflichtangabe fehlt. Online stellen Sie selbst
Büroservice, Assistenz	Aufgaben organisieren: was ansteht, was wartet, was fällig ist, mit Fristen und Wiedervorlagen, je Vorgang die offenen Punkte
Präsentationsgestalter	Ein Foliensatz aus einem Dokument oder drei Stichworten
Unternehmensberater	Eine Entscheidungsvorlage auf einer Seite, mit Empfehlung und Gegenrede
Projektbüro	Protokoll und Statusbericht aus Notizen und Ablage
Moderator	Ein Workshop: Agenda, Moderationsplan, Ergebnisprotokoll aus den Fotos der Karten
Qualitätsberater	Maßstab und Prüfliste für das erste Blatt einer Art
Kanzlei, Dienstleister	Angaben über Dritte aus Unterlagen nehmen, bevor sie weitergehen: Personen werden Rollen, Anschriften werden Orte. Sie sehen das Ergebnis vorher, unsichere Stellen nennt die Assistenz

Online stellen Sie selbst, mit einem Klick, und das bleibt so.

Zwei Wege hinein

Mit einem Arbeitsplatz anfangen, oder gleich das ganze Haus.

Der kleine Weg

Bei sich anfangen, dann Schritt für Schritt

Sie fangen bei sich an, mit Gernbei fürs Handwerk oder Gernbei für Dienstleister für Sie selbst. Dann bekommen Ihre Führungskräfte einen Zugang, danach die nächsten. Entscheiden Sie sich später für alle, übernehme ich alle Zugänge ins Firmengedächtnis, mit dem gemeinsamen Bereich und einer Schulung beim Umstieg. Der einmalige Betrag dafür richtet sich nach der Zahl der Zugänge und Ihrer Umgebung; Sie kennen ihn vorher, aus dem Angebot.

Ihre Arbeit bleibt, wo sie ist. Nichts wird eingefordert.

Der direkte Weg

Aufbau fürs ganze Haus in rund drei Monaten

Ich komme zu Ihnen, spreche mit Ihnen und Ihren Schlüsselpersonen, bringe Ihren Altbestand ein und schule das Team. Der Aufbau ist ein einmaliger Auftrag neben den Zugängen. Die drei Monate gelten, wenn Ihre Schlüsselpersonen die Zeit dafür haben.

Die erste Stufe, die KI-Standortbestimmung, ist über die BAFA förderfähig: 50 Prozent, höchstens 1.750 EUR je Beratung.

Der direkte Weg im Einzelnen, und was Sie beisteuern

Wann	Was ich mache	Was Sie beisteuern
KI-Standortbestimmung	Ich komme zu Ihnen. Wo liegt heute welches Wissen, was geht verloren, wenn Person X morgen nicht mehr da ist, wer im Team zieht mit und wer nicht	Zeit für Einzelgespräche mit Ihnen und Ihren Schlüsselpersonen, und einen Raum
Monat 1	Zugänge einrichten, Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen, die wichtigsten Abläufe festhalten, mit jedem Mitarbeiter ein Kennenlerngespräch	Zugang zu Ihren Unterlagen. Eine Ansprechperson bei Ihnen
Monat 2	Schulung für alle. Gespräche mit den Schlüsselpersonen. Fachwissen und Projekthistorie einbringen	Zeit für die Schulung. Zwei bis drei Stunden je Schlüsselperson
Monat 3	Feinschliff an den häufigsten Fragen, Übergabe	Zwei bis drei Freiwillige als interne Ansprechpartner

Die Förderrichtlinie begrenzt eine geförderte Beratung auf fünf Tage, deshalb wird die Standortbestimmung beantragt und nicht der ganze Aufbau. Zwei geförderte Beratungen im Jahr sind möglich, solange jede in sich abgeschlossen ist. Anträge sind bis zum 31. Dezember 2026 möglich.

Was die Assistenz nicht tut

Offen gesagt

Sie geht nicht ans Telefon und verschickt nichts, auch nicht aus Outlook. Hinaus geht nur, was jemand aus Ihrem Büro abschickt. Und sie weiß am ersten Tag nur, was Sie ihr geben; dass das ganze Haus mitfragt und die Antworten tragen, dauert beim direkten Weg rund drei Monate, wenn Ihr Team mitarbeitet.

Sie sind nie allein

Hilfe in der Arbeitsfläche. Jede Person sucht selbst, oder fragt die Assistenz: sie erklärt die Bedienung im Gespräch, Schritt für Schritt.
Persönlich eingerichtet, mit Grundkurs für die ersten Zugänge und Schulung beim Umstieg.
Blätter zum Nachlesen, als PDF, für Ihr Claude-Team und den ersten Tag.

Firmengedächtnis · Hilfe

Die Hilfe in der Arbeitsfläche Firmengedächtnis: Suchfeld, Frag die Assistenz, und die Abschnitte zum Nachlesen

Die Hilfe, in der Arbeitsfläche selbst.

Der Preis

Preis auf Anfrage.

Den Preis nenne ich Ihnen im Gespräch, passend zu Ihrem Betrieb. Sie fangen mit einem Zugang an und nehmen weitere dazu, ohne Umzug. Beim Firmengedächtnis kommt eine einmalige Einrichtung je Arbeitsplatz dazu. Den gemeinsamen Bereich gibt es ohne Aufpreis.

Die Einrichtung kostet, was Ihre Umgebung verlangt, und Sie kennen den Betrag, bevor wir anfangen. Ein Büro mit einer gemeinsamen Ablage ist schneller angebunden als ein Haus mit eigener IT, mehreren Standorten und vielen Freigaben.

Dazu gehört immer Preis anfragen

Ihr Bereich bei Amazon in der EU, nur für Ihren Betrieb, mit Ablage, Sicherung und Morgenbericht. Kein Gerät zu kaufen
Die Arbeitsfläche am Rechner und am Handy
Eingerichtet von mir, persönlich, mit Grundkurs und Hilfe in der Arbeitsfläche
Monatlich zum Monatsende kündbar

Dazu brauchen Sie ein eigenes Claude-Team bei Anthropic, dem Hersteller der KI.

Gespräch mit Kurt

Welcher Weg zu Ihrem Büro passt, klären wir in einem Gespräch. Danach richte ich die ersten Zugänge ein.

Angebot nur für Unternehmer.

Die Einrichtung je Arbeitsplatz kommt einmalig dazu, den Betrag nennt das Angebot.

Datenschutz und Ausstieg

Ihre Unterlagen liegen bei Amazon Web Services in der EU, in Stockholm, in einem Bereich nur für Ihren Betrieb. Betreut und jede Nacht gesichert wird er von mir, neue Stände kommen von selbst. Was die Assistenz für eine Antwort liest, verarbeitet Anthropic auch in den USA; Amazon und Anthropic sind amerikanische Unternehmen. Der eigene Bereich jeder Person ist für die anderen gesperrt.

Offen gesagt, bevor Ihr Betriebsrat fragt

Ihre Unterlagen, Notizen und Dokumente liegen in einem Bereich nur für Ihren Betrieb, in einem Rechenzentrum von Amazon in der Region Europa, in Stockholm. Dort liegen auch die Sicherungen.
Wenn jemand eine Frage stellt, gehen die Frage und die Unterlagen, die zur Antwort gelesen werden, über das Claude-Team Ihres Betriebs an Anthropic. Anthropic verarbeitet sie auch in den USA, nach dem Vertrag, den Ihr Betrieb mit Anthropic hat. Nach Anthropics Bedingungen für Unternehmen trainiert Anthropic seine Modelle nicht mit Ihren Inhalten. Ihr Bestand liegt bei Ihnen, die einzelne Frage nicht.
Mit Microsoft 365 liest die Assistenz eine Mail oder einen Termin nur, wenn die Person danach fragt, und nur in deren eigenem Postfach; auch das geht für die Antwort an Anthropic. Sie legt Entwürfe ab und verschickt nichts.
Jeder Zugang lässt sich mit einem zweiten Schritt sichern: einem Code aus einer App auf dem Handy. Ob das für alle gilt, legen Sie fest.
Ich betreibe den Bereich und kann technisch zugreifen. Das geschieht nur für Einrichtung, Störung, Herausgabe und Löschung oder auf Ihren Wunsch, und jeder solche Zugriff wird festgehalten. Was im Einzelnen gilt, steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Der eigene Bereich jeder Person ist für die anderen gesperrt. Den gemeinsamen Bereich sehen nur die, die Sie dafür freigeben.
Wenn Sie aufhören: Ihr Wissen liegt in lesbaren Dateien, kein Datenbankformat. Sie bekommen alles als Paket zum Herunterladen, 30 Tage lang. Danach lösche ich den Bereich mit allen Sicherungen und bestätige es Ihnen schriftlich.

Reden wir über Ihr Büro.

Sie wissen jetzt, was das Firmengedächtnis ist und was es von Ihnen verlangt. Ob es für Ihr Büro das Richtige ist, finden wir in einem Gespräch heraus. Bringen Sie eine Frage mit, die bei Ihnen immer wieder gestellt wird, oder ein Projektprotokoll.

Und wenn die Antwort nein lautet, sage ich Ihnen das.

● BAFA-gelisteter Berater · 50% Förderung für KMU, 1.750 EUR je Beratung

Oder direkt: hallo@gernbei.de · 0931 45321005 · Würzburg · remote & vor Ort

Das meiste, was Ihr Büro weiß, steht nirgends.

„Frag den Peter. Der weiß das."

Die Frage

Das Projekt von 2019

Der neue Kollege