Bevor Sie fragen.

Nein. Gernbei läuft bei Amazon Web Services in der EU, in einem Bereich nur für Ihren Betrieb. Sie arbeiten im Browser, an dem Rechner, den Sie schon haben, oder am Handy. Installiert wird nichts, auf Wunsch legen Sie Gernbei als App mit eigenem Symbol auf das Handy.

Beim Firmengedächtnis gilt das für das ganze Team: kein Server im Büro, kein neuer Rechner für neue Kollegen.

Den Preis je Zugang und Monat nenne ich Ihnen im Gespräch, passend zu Ihrem Betrieb; monatlich zum Monatsende kündbar. Dazu kommt Ihr eigenes Claude-Team bei Anthropic, dem Hersteller von Claude, mindestens zwei Plätze, auch wenn Sie allein arbeiten; den Betrag nennt Anthropic. Ein fester Betrag, keine Rechnung nach Verbrauch, und die Assistenz arbeitet damit immer mit dem großen Modell von Anthropic. Erreicht ein Platz die Grenze, die Anthropic setzt, meldet Gernbei es; nach einer Pause geht es weiter. Wer unbedingt nach Verbrauch zahlen möchte, bekommt statt des Teams einen eigenen Schlüssel bei Anthropic.

Beim Firmengedächtnis kommt eine einmalige Einrichtung je Arbeitsplatz dazu. Den Betrag kennen Sie vorher, aus dem Angebot.

Die Frage ist: arbeitet erst einmal eine Person mit Gernbei, oder soll das ganze Team dasselbe Wissen nutzen? Ein Betrieb mit acht Leuten fängt meist mit Gernbei fürs Handwerk an, für den Chef oder die Bürokraft. Das Firmengedächtnis lohnt sich, wenn mehrere Leute dieselben Fragen stellen.

Gernbei fürs Handwerk für Handwerksbetriebe: Angebot mit Aufmaß, Regiebericht, Abnahmeprotokoll, die Antwort an den Kunden. Gernbei für Dienstleister für jeden Inhaber einer eigenen Firma mit höchstens zwei Mitarbeitern, der kein Handwerker ist, etwa Makler, Berater, Freiberufler oder Ein-Personen-Firmen: Angebot, Statusbericht, Protokoll, die Antwort an den Kunden. Das Gernbei Firmengedächtnis für Firmen ab vier Mitarbeitern, bei denen das ganze Team mitfragt. Die Technik ist bei allen dieselbe, verschieden sind Vorlagen und Sprache.

Ja, so fangen viele an. Sie nehmen zuerst für sich Gernbei fürs Handwerk oder Gernbei für Dienstleister, dann für Ihre Führungskräfte, dann Schritt für Schritt für die anderen. Entscheiden Sie sich später für alle, übernehme ich alle Zugänge ins Firmengedächtnis, mit dem gemeinsamen Bereich für das ganze Team. Der einmalige Betrag dafür richtet sich nach der Zahl der Zugänge und Ihrer Umgebung; Sie kennen ihn vorher, aus dem Angebot.

Nein, Gernbei arbeitet auch ohne. Arbeitet Ihr Betrieb mit Microsoft 365, kann Gernbei zusätzlich Mails und Termine lesen, Antworten als Entwurf in Outlook ablegen und in Ihre Excel-Dateien schreiben. Gelesen und geschrieben wird nur, wenn Sie es sagen, gelöscht und verschickt wird nichts. Wer Ihr Microsoft-Konto verwaltet, gibt die Verbindung einmal frei und kann sie jederzeit abschalten.

Bei Amazon Web Services in der Europäischen Union, in Stockholm, in einem Bereich nur für Ihren Betrieb. Dort liegen auch die Sicherungen, jede Nacht eine. Wenn Sie Gernbei etwas schreiben, gehen die Nachricht und die Unterlagen, die dafür gebraucht werden, an Anthropic und werden auch in den USA verarbeitet. Amazon und Anthropic sind amerikanische Unternehmen, und das sagen wir offen. Nach Anthropics Bedingungen für Unternehmen trainiert Anthropic seine Modelle nicht mit Ihren Inhalten.

Jede Person hat ihren eigenen Bereich, gesperrt für die anderen. Einen gemeinsamen Bereich gibt es, wenn Sie ihn wollen, beim Firmengedächtnis ohne Aufpreis. Ich betreibe den Bereich und kann technisch zugreifen; das geschieht nur für Einrichtung, Störung, Herausgabe und Löschung oder auf Ihren Wunsch, und jeder solche Zugriff wird festgehalten.

Die Anmeldung sichern Sie auf Wunsch mit einem zweiten Schritt, einem Code aus einer App auf Ihrem Handy.

Sie kündigen zum Monatsende. Alles, was Ihnen gehört, bekommen Sie als Paket zum Herunterladen, als ZIP mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien und Ihren Notizen als Textdateien, 30 Tage lang. Herunterladen können Sie es auch vorher jederzeit selbst, mit einem Klick. Danach lösche ich den Bereich mit allen Sicherungen und bestätige es Ihnen schriftlich.

Nicht dazu gehören das Regelwerk, die Werkzeuge und die mitgelieferten Vorlagen von Gernbei; die bleiben bei uns.

Nutzungsvertrag, Leistungsbeschreibung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Datenschutzhinweis bekommen Sie mit Fassungsdatum von mir, zum Lesen und Speichern, vor Vertragsabschluss. Sagen Sie mir im Gespräch einfach Bescheid.

Nein. Gernbei schreibt Entwürfe, abschicken tun Sie. Gernbei geht nicht ans Telefon und schreibt nicht auf WhatsApp. Vor dem Versand werden Summen, Steuersatz und leere Felder geprüft, und Sie erfahren es, wenn etwas nicht passt. Lesen Sie trotzdem, was rausgeht.

Ja, und das ist vielleicht das Beste daran. Gernbei schreibt mit: was Sie am Tag erledigen, wird nebenher mit Datum notiert. Jede Datei, die Sie hereingeben, bekommt eine kurze Beschreibung mit Stichworten. So finden Sie das Angebot vom März wieder, auch wenn Sie nicht mehr wissen, wie die Datei hieß. Jede Antwort sagt, woher Gernbei es weiß.

Dauerhaft bleiben Notizen und Dokumente. Der Verlauf eines einzelnen Gesprächs wird nach 30 Tagen gelöscht; was darin festgehalten wurde, bleibt in den Notizen.

Dann soll nachgefragt werden, statt etwas zu ergänzen, und so ist die Assistenz eingestellt. Fehlt ein Betrag, eine Frist oder ein Name, wird das gesagt. Prüfen Sie trotzdem, was nach außen geht: Gernbei kann sich irren, auch wenn es überzeugend klingt.

Nicht alles. Was Ihre bisherige KI über Ihre Arbeit weiß, holen Sie in vier Schritten heraus, oft nicht vollständig, aber als guter Anfang. Fehlt etwas Wichtiges, geben Sie Gernbei einfach die alten Unterlagen dazu.

1. Sie öffnen in Ihrer bisherigen KI, ChatGPT, Copilot, Gemini oder einer anderen, ein neues Gespräch. Tippen Sie unten auf Text kopieren, dann in der anderen KI in das Eingabefeld, und fügen Sie ein (am Rechner Strg und V, am Handy lange drücken und Einfügen). Abschicken.
2. Die andere KI schreibt auf, wie Sie arbeiten: Ihre Anweisungen, Ihre Arbeit, laufende Vorhaben, Ihre Formulierungen. Darum bittet der Text ausdrücklich, ohne Namen von Kunden und ohne Privates.
3. Sie lesen das Ergebnis durch, bevor Sie es weitergeben: Stimmt es? Stehen doch Namen oder Privates drin? Am einfachsten markieren Sie die Antwort, kopieren sie und streichen beim Einfügen bei Gernbei, was nicht passt. Bietet die KI eine Datei an, tippen Sie darauf; sie landet im Ordner Downloads und geht über die Büroklammer an Gernbei.
4. Sie legen das Ergebnis bei Gernbei ab, als Datei über die Büroklammer oder eingefügt ins Gespräch. Gernbei legt es ab wie jede andere Unterlage und sagt Ihnen in drei Sätzen, was ab jetzt anders gemacht wird. Abhaken müssen Sie nichts.

Bei manchen kommen nur ein paar Zeilen zurück. Das ist kein Fehler: ohne Umzug arbeitet alles genauso, Gernbei lernt dann nur etwas langsamer.

Schreib mir auf, wie ich arbeite, damit ich es einer neuen Assistenz übergeben kann. Nur Berufliches.

Vier Abschnitte, in dieser Reihenfolge:

1. ANWEISUNGEN
Regeln, die ich dir gegeben habe: Ton, Form, Länge, "mach immer X", "nie Y",
und Korrekturen an deinen Antworten. Diese bitte wörtlich, so wie ich sie gesagt habe.

2. WIE ICH ARBEITE
Womit ich mein Geld verdiene, was ich oft schreibe, wann ich arbeite,
was ich gern abgebe und was ich nie abgebe.

3. WORAN ICH ARBEITE
Laufende Aufträge oder Vorhaben, je eine Zeile: worum es geht und wie weit es ist.

4. MEINE FORMULIERUNGEN
Sätze, Formeln und Begriffe, die ich immer wieder benutze.

Regeln:
- Eine Zeile je Eintrag. Davor das Datum in eckigen Klammern, [unbekannt] wenn du keines hast.
- Keine Namen anderer Menschen, keine Kundennamen, keine Firmen außer meiner eigenen.
  Wo ein Name nötig wäre, schreib "ein Kunde" oder "ein Auftraggeber".
- Nichts über Familie, Gesundheit, Geld oder Privates.
- Hast du zu einem Abschnitt nichts, schreib "nichts". Erfinde nichts dazu.
- Am Ende alles zusammen als Datei zum Herunterladen.
  Geht das nicht, als einen Block, den ich in einem Zug kopieren kann.

Alte Dateien, Angebote und Vorlagen aus der bisherigen KI oder aus Ihrem Ordner geben Sie Gernbei einfach als Datei. Sie bekommen dann eine Beschreibung mit Stichworten und sind ab da auffindbar.

1. Geben Sie am Anfang drei Sachen, die Sie oft schreiben. Ein Angebot, einen Bericht, ein Protokoll, egal was. Danach trifft Gernbei Ihre Form.
2. Sagen Sie das Ergebnis, nicht den Weg. „Angebot für Familie Huber, Bad, wie letztes Jahr bei Berger“ reicht. Drei Stichworte genügen, ganze Sätze braucht es nicht.
3. Geben Sie, was Sie haben, sobald Sie es haben. Das Foto vom Zettel, die Mail, das alte Angebot, über die Büroklammer. Was einmal drin ist, findet Gernbei wieder.
4. Ein Auftrag, ein Vorgang. Sagen Sie beim Start „neuer Auftrag Huber“, dann legt Gernbei Steckbrief, Beteiligte und offene Punkte an, und alles Spätere landet am richtigen Ort.
5. Sagen Sie Zusagen laut. „Huber bekommt das Angebot bis Freitag.“ Dann steht es mit Datum im Vorgang und morgens im Bericht.
6. Korrigieren Sie sofort und kurz. „Kürzer“, „förmlicher“, „Familie Berger duzen wir“. Gernbei merkt sich das und macht es ab dann so.
7. Fragen Sie, statt zu suchen. „Was haben wir Huber zugesagt?“, „Was liegt heute an?“, „Was kannst du für mich tun?“. Sprechen statt tippen geht auch, über das Mikrofon Ihres Handys.